פרוטוקולים/ביקורת/2334



5
הוועדה לענייני ביקורת המדינה
5.12.00

פרוטוקולים/ביקורת/2334
ירושלים, י"ז בכסלו, תשס"א
14 בדצמבר, 2000

הכנסת החמש-עשרה נוסח לא מתוקן
מושב שלישי


פרוטוקול מס'

מישיבת הוועדה לענייני ביקורת המדינה
יום שלישי, ח' בכסלו התשס"א (5 בדצמבר 2000), שעה 10:00

חברי הוועדה: עוזי לנדאו - היו"ר

משרד מבקר המדינה:
מבקר המדינה אליעזר גולדברג
שלומית לביא - עוזר בכיר למבקר המדינה ודוברת
רון ישראל - ממונה על אגף
שולמית רבון - מנהלת ביקורת ראשית
ישראל ברטשניידר - ממונה על אגף

דב רמתי - סמנכ"ל לארגון ומינהל
צביקה גרינברג - אחראי לענייני ביקורת המדינה
צבי מאירי - מבקר אגף מל"ן

עוזי ברלינסקי - מנהל האגף לענייני ביקורת המדינה
וביקורת פנים
עקיבא איסרליש - רפרנט מערכת הביטחון באגף לענייני
ביקורת המדינה

ירדנה מלר-הורביץ

חנה כהן

אגף מחשוב ומערכות מידע לניהול (מל"ן) – עמ' 52 בדוח 51א של מבקר המדינה.





אגף מחשוב ומערכות מידע לניהול (מל"ן) – עמ' 52 בדוח 51א של מבקר המדינה

בוקר טוב, אני מתכבד לפתוח את הישיבה של הוועדה לענייני ביקורת המדינה. הנושא על סדר היום – אגף מחשוב ומערכות מידע לניהול (מל"ן), שבכרך 51א של מבקר המדינה. מר משה זעירא נמצא?

מר זעירא הוא ראש האגף שמתואם על ידי ואני אייצג אותו, מכיוון שנבצר ממנו להגיע.

הוא "חתן השמחה" והוא צריך להיות כאן.

אני הממונה עליו והבאתי עובד בכיר מהאגף שיציג את הפרטים.

אם הסיבה שהוא לא הגיע היא דבר פרטי ומוצנע, אני לא רוצה לשמוע את זה עכשיו, אבל האם יש סיבה סבירה שבגללה הוא לא הגיע?

יש לו סיבה סבירה.

אני מבקש בתום הדיון לדעת מה הסיבה שבגללה מר זעירא לא הגיע.

הדוח מפרט נושאים רבים ומה שעולה מהן הוא שההגדרות של משרד הביטחון על מבנה מל"ן ושל נושאי התפקידים אינן מעודכנות. כמו כן, תכנונו של התקציב אינו מוצג בתוכניות העבודה באופן מלא והמעקב אחר ביצוע תוכניות העבודה אינו שיטתי וסדור. במילים אחרות, הסימפטומים כפי שנראים במחלקות שנבדקו הם כאלה שאין עובדים על פי הגדרות ותוכנית העבודה עצמה, כפי שהיא מקבלת ביטוי בתקציב, איננה מוצגת בו נכון. על כן גם המעקב שלא נעשה כראוי לא נעשה, משום שקשה לעקוב על דבר שלא מוצג נכון בתוכניות העבודה.

ההערות הספציפיות של משרד מבקר המדינה היו שהמשרד צריך לעדכן את ההוראות שלו. שנית, כאשר מדובר על תקציב, צריך שתכנונו יוצג במלואו ואין מקום להשאיר נתח לא מתוכנן בשיעור של כמחצית מהתקציב בלי להציגו. שם היתה בעיה של פריטים ספציפיים שאתם הצגתם והם היו רק מחצית מהעבודה שלכם ושל חלק אחר שקשור בתחזוקה של מערכות ועבודה שוטפת.



הסוגיה השלישית שהמבקר מדבר עליה היא שתוכנית העבודה איננה אמורה רק להוות מסמך כוונות, אלא גם לשמש כלי ניהולי במשרד. פעם אחת לצורך שקילת הנכונות ושקילה של רמת ההשוואה של היעילות מול התועלת המתקבלת בהפעלת היחידה, התוכנית להציג את המשימות המתוכננות שלה ולהעריך עד כמה שאפשר גם את הזמן וגם את העלות. על זה צריך לעקוב וכשהדברים אינם קיימים, קשה מאוד לבצע מעקב. יש חשיבות לקיום מעקב שיטתי וסדור, בתנאי שהדברים נקבעו כמו שצריך , שיהיו נתונים או שיהיו יעדים לא ל-50%, אלא לחלק המכריע של נושא העבודה ושהדברים האלה יהיו מוגדרים במועדים שבהם יסתיימו המשימות וגם בהערכות התקציביות שיש עליהם.

התגובה שלכם היתה שאתם מקבלים את ההערות של המבקר ואתם פועלים לתיקונם. מעבר להערה של מבקר המדינה, שמציין בחיוב רב את התגובה המהירה של היחידה שלכם, אני מוכרח לומר שמה שאותי מטריד תמיד – אני מקווה שהפעם זה לא המקרה – שבדרך כלל, לפחות בעבר, כאשר אנחנו נתקלים בביקורת על משרד הביטחון ויותר מזה בצה"ל, התשובה היתה שהביקורת של המבקר מקובלת עלינו ואנחנו ניגש לכתוב נוהל חדש. אבל כשנפגשים עם המבקר לאחר חמש שנים אז המבוקר כבר לא אותו אחד ואולי גם המבקר יהיה אחר. מה קורה כרגע?

למיטב הכרתנו אנחנו תיקנו את כל הליקויים. לקחנו ברצינות את המשימה, כפי שאנחנו מתייחסים תמיד להערות ביקורת המדינה, בפרט כאשר אנחנו משוכנעים במאה אחוז שהן מוצדקות. עדכנו גם את ההוראות הנוגעות בדבר וקבענו את הכללים להצגת התקציב במלואו עם העלויות, כולל השינויים בהגדרות. היתה למשל בעיה של עובדי ניהול עקיפים וגם בנושא הזה טיפלנו. נתנו ביטוי לכך בתוכנית העבודה, גם במדידים של זמן וסכום כספי. עדכנו את ההוראות הנוגעות לביצוע מעקב של תוכנית העבודה.

אני מבקש שמר מאירי יציג את הפרטים בצורה מפורטת.

מה התפקיד של מר מאירי?

הוא מבקר אגף מל"ן.

בדרך כלל, כאשר מדובר על הכנת תוכניות עבודה, זה פרשה נפרדת. הכנת תוכניות עבודה והגדרת משימות ויעדים לכל אחת מהיחידות, הגדרת המטרה מה היחידה צריכה להשיג באותה שנה ואחר כך פירוט המטרות האלה ליעדים וליעדי משנה, הערכת זמנים והערכת תשומות של כוח אדם, הערכה תקציבית מעבר להשקעה במשאבי כוח אדם, היא פרוצדורה ארוכה ואינה פשוטה. מר מאירי, אתה קשור בתכנון העבודה או שאתה קשור בביקורת על העבודה.

אני קשור לביקורת.

כמה זמן לקח מהרגע שהמבקר הגיש את הביקורת ועד זה שאתם התארגנתם להכין את המערך החדש?

ההתארגנות היתה די מהירה.

היתה לנו הוראה פנימית באגף מל"ן לגבי ארגון נושא תוכנית עבודה. מה שהיינו צריכים לעשות זה להכניס תיקונים לפי הערות המבקר בהוראה הפנימית שלנו. החל משנת 2001 אנחנו נפעל לפי זה. כלומר, התוכנית שמתהווה עכשיו לשנת 2001 נבנית על פי ההוראה הפנימית של האגף שלנו.

היתה הערה של המבקר על הפער שקיים בין ההוראות על מבנה וארגון לבין המצב הקיים בפועל בשטח. מה שבעצם עשיתם הוא ששיניתם את ההוראה כדי שהיא תשווה למצב בשטח. כך אני מבין את ההערה של המבקר.

עדכנו אותה.

איך קורה שיש הוראות מסוג מסוים ואתם על פני שנים פועלים לפי המצב בשטח? אני מבין שלעיתים הצרכים מכתיבים את זה, אבל לעיתים נגררים ואתה מוצא את עצמך פתאום במקום שלא רצית. צריך לשמור שלא תיסחף למחוזות כאלה. אלה בדיוק ההוראות שקיימות וצריך לפעול לפי ההוראות. אם רוצים להביא לשינוי בשטח, זה צריך לקבל מייד את הביטוי בהוראות, אחרת משהו משובש בדרך שבה הגוף מתנהל. מה שאתם עשיתם – תקן אותי אם אני טועה – לקחתם את המצב בשטח ואמרתם ככה אנחנו עובדים ונשנה את ההוראות של משרד הביטחון. צריך לבדוק אם השיטה או דרך העבודה החדשה בשטח זה באמת המצב המצוי. מה שחשוב הוא לא שפורמלית יהיה שוויון בין ההוראות ובין המצב בשטח, אלא שאם מגדירים מצב שהוא נכון, אז ההוראות צריכות להיות כאלה וגם המצב בשטח צריך להיות כזה.

כמה זמן לקח מהרגע שקיבלתם את הביקורת של מבקר המדינה ועד שהתארגנתם למצב החדש?

אני חושב שזה לקח כארבעה חודשים.

ואתם יוצאים מתוך הנחה שהמצב כרגע בשטח הוא המצב הרצוי ולפי זה שיניתם את ההוראות?

מדובר על שתי הוראות שונות. הוראה אחת היא הוראה של משרד הביטחון שמטפלת בארגון של אגף מל"ן. לגבי ההוראה הזאת נעשתה עבודת מטה לעדכונה ולהתאמתה לשטח, בעקבות שינויים שחלו בהגדרות תפקיד של אנשים. עולם המחשוב הוא עולם דינמי ויש שינויים רבים ומהירים. עדכנו את ההוראה הזאת בשיתוף עבודת מטה משרדית ולא רק על ידי האגף שלנו.




ההוראה השניה שמדובר בה היא הוראה פנימית של האגף שלנו, שעשינו עבודת מטה באגף שלנו לפי ההערות של המבקר, כדי להכניס את התיקונים שהוא ביקש בהוראה שלנו שדנה בתוכנית העבודה השנתית של אגף מל"ן.

הדבר הפשוט והקצר יותר זה לקחת את המבנה הנוכחי ולהתאים את ההוראות של המבנה והארגון למצב הנוכחי. זה דבר פשוט. ירית כדור ואז אתה מצייר סביבו את המטרה. הדבר היחיד שמטריד אותי הוא באיזה מידה המצב הקיים בשטח הוא המצב הנכון. אתם אומרים לי שזה בסדר ולי אין ברירה, אני מוכרח לקבל את ה"כן" הזה שאתם אומרים לי.

בשעה שאנחנו מעדכנים הוראה, אנחנו לא רק מתאימים אותה למצב בשטח, אלא גם מתייחסים לשאלה באיזו מידה המצב הנוכחי הוא הבריא. הנכון הוא שבדרך כלל המצב הנוכחי הוא המוביל באמת, אבל אנחנו לא מתעלמים מהשאלה הזאת בשעה שאנחנו מעדכנים הוראה. אני מעריך שיש בכך את התשובה התורתית הנכונה.

כשניגשת לעדכן את ההוראות הגעת למסקנה שצריך לבטל משרות או לאחד תפקידים או לשנות הגדרות עבודה של אנשים? היה איזשהו מקרה כזה, או שבעצם כתבם הוראות שמשקפות את המצב שקיים ואז אין פער בין ההוראות לבין המצב.

מה שקרה בפועל הוא שהותאמה הוראה למצב בשטח. וזאת מדוע? משום שהמצב בשטח נוצר עקב החלטות ייעוליות של צורכי העבודה, וזה המצב הרצוי. היה פיגור בעדכון ההוראה וזאת הנקודה המרכזית, אבל אנחנו נותנים את הדעת גם לשאלה האם אכן העניין הזה צריך להיות כך בשעה שאנחנו מעדכנים. כמובן כאשר עושים את הדברים במהירות רבה יותר, אפשר להקדיש פחות מחשבה לעניין הזה, אבל לא ניתן להתנער מזה.

בתחום הזה היו למבקר כמה הערות יותר יסודיות, כמו למשל ההגדרה בנתוני אב"מ של שתי משרות כתפקידי מטה והגדרת אחת מהן ככזו בהוראות משרד הביטחון אינה משקפת את הגדרת אותם תפקידים על פי קנה מידה מקצועי שקבע מל"ן.

במקום אחר מציין המבקר שהגדרת תפקידם של ראשי היחידות במל"ן כתפקידי קו אינה תואמת את הגדרות אחריותם. החלוקה בנתוני מל"ן, בנתוני אב"מ ובהוראות משרד הביטחון בין תפקידי מטה לבין תפקידי קו, גם ההבחנה בין מי שעיסוקו העיקרי הוא ניהול לבין מי שעיסוקו העיקרי הוא ביצוע, אינה מבחינה באופן ברור בין הניהול, הכרוך באחריות מטה, לבין הביצוע בפועל.

זה אומר בעצם שהבעיה אינה כל כך בהוראות, אלא בעיה יותר מבנית. בהגדרה של אנשים או נתח מסוים שהוא נתח מטה ונתח אחר שהוא נתח קו, זה לא עניין של מעבר מהוראות להוראות, אלא עניין של תפיסת ההפעלה של היחידה.

האם בהוראות החדשות שכתבתם ניסחתם מחדש את המטרה של היחידה, את תפיסת ההפעלה שלה? איך זה מקבל ביטוי בהוראות החדשות שאתם מקבלים?

אכן, הנושא הזה נבחן לעומקו וקיבל ביטוי בהמ"ב החדשה בדבר ארגון אגף מל"ן ב-1 בדצמבר 2000. הנושא הזה נלמד לעומקו וקיבל את הביטוי.

עשתה את זה חברה שעוסקת בניתוח עיסוקים ומתמחה בארגון או שעשיתם את זה באופן פנימי? יחידת הראש שלכם עשתה את זה?

היחידה שלנו עשתה את זה. אב"מ זה אגף ארגון בקרה ומינהל.

אני מבקש לעבור לעניין תוכניות העבודה, כי זה דבר שיותר קשה לעבור אליו, כלומר, המעבר אליו הוא לא מעבר של ארבעה חודשים. מה הסטטוס של המעבר שלכם בעקבות הערות מבקר המדינה לגבי הכנת תוכניות עבודה שנתיות? הכנת תוכנית עבודה היא גם שינוי ראש וגם שינוי דרך, שבה אתם עוקבים ובודקים את סטטוס המשימות שלכם. אני מבקש לקבל תיאור איך אתם עושים מעקב על תוכנית העבודה.

עדכנו את ההוראה שלנו בנושא תוכנית עבודה שנתית והכנסנו לשם סעיפים שמחייבים את ראשי היחידות במל"ן לבצע מעקב רבעוני וגם הכתבנו איך יתבצע המעקב, דהיינו, תהיה פגישה עם כל אחד מהלקוחות של כל ראש יחידה. הכתבנו גם בנוהל מה תהיה התפוקה של אותה פגישה. התפוקה היא מסמך שהכותרת שלו היא מעקב תוכנית עבודה לרבעון X בשנה Y ומה הוא צריך לכלול.

יש לך דוגמה של חוברת המעקב?

עוד לא ביצענו מעקבים, אלא רק עדכנו את הנוהל. החל מתוכנית 2001 אנחנו נתחיל לבצע את המעקב במתכונת הזאת שאני מדבר עליו.

מי קבע את עדכון הנוהל? כלומר, מה היה התהליך שלפיו הגעתם לנוהל חדש?

כפי שהזכרתי, היה לנו נוהל קודם שדיבר על תהליך של הכנת תוכנית העבודה ותחולתה.

אני אשאל אחרת. יש לכם ראש אגף, האם גם הוא צריך לדווח לך?

הוא צריך לדווח אליי ואל המנכ"ל.

אחת לכמה זמן יש לך פגישות תקופתיות עם מנהל האגף?

לפי הצורך או מידי מספר חודשים. הקשר הוא יותר קשר שוטף, קשר פנים.

אני בכוונה מתעקש לשאול על החלק המסודר התקופתי. אתה למשל יכול לספר על פגישות המעקב של ראש האגף עם הכפופים לו - ראשי החטיבות? כמה חטיבות יש?

כעשר חטיבות.

עשר חטיבות שכולן קשורות איתו באופן ישיר?

כן. יש 117 עובדים ויש עוד עובדים חיצוניים.

ביחידה של 117 איש יש עשר חטיבות שכולן כפופות ישר לראש האגף?

כן.

תחושת הבטן שלי אומרת שזה דורש טיפול שורש. זה הרבה. הוא צריך לעבוד עם משהו כמו שישה-שבעה אנשים מכסימום.

תורת המינהל השתנתה. היתה תפיסה לגבי מוטת שליטה, שלימדו אותה באוניברסיטה בשנות ה-60 וה-70. הכלל המקצועי שהיה נכון בשנות ה-60 וה-70 באמת דיבר על סדרי גודל שהיושב ראש מזכיר אותם. כיום, בייחוד ביחידות מחשוב, כשהבקרות יכולות להיות און-ליין על העבודה של כולם, זה מאפשר שליטה של קודקוד אחד על הרבה יותר אנשים.

נניח שאני צריך לשבת עם ראש חטיבה, הוא צריך לבוא עם חוברת. בחוברת הזאת מצד ימין רשימה של היעדים שהוא צריך למלא, ומול כל יעד יש תאריכים. כלומר, מול משימה יש תאריך סיום העבודה. דרך אחת למעקב אחר תוכנית עבודה היא על ידי זה שיושבים עם ראש חטיבה, עוברים על תוכנית העבודה ושומעים מה קורה שם. אפשר לשבת פעם בחודש או פעם בשלושה חודשים. את הדברים האלה צריך להגדיר. כשיש לראש האגף עשר חטיבות, זה מקטין את מספר הפגישות שהוא יכול לקיים איתם. יש דיונים שצריך לשבת בהם אחת לחודש ויש סוגי דיונים אחרים שמספיק לשבת בהם אחת לכמה חודשים. מה שחשוב הוא המכניזם הזה, דווקא החלק המסודר ולא החלק השוטף – אחת לכמה זמן יש דיונים על תוכנית העבודה. לדברים האלה יש חשיבות רבה.

יש את הפורומים הפנימיים הניהוליים בתוך האגף, שיושבים לעיתים מאוד תכופות על מכלול הדברים, גם על הנושאים השוטפים וגם על תוכניות העבודה. לזה אני מבקש לכוון את מר מאירי, שיציג את הפורומים.

איזה סוגי דיונים ראש האגף מקיים? יש דיוני החלפת אינפורמציה ויש דיוני בקרת תוכנית העבודה. יש דיונים שהוא עושה רק עם ראש חטיבה מסוימת ויש דיונים שצריך לעשות עם מספר חטיבות, כשמספר חטיבות משתפות פעולה על פרוייקטים. איך זה נעשה?

ראש האגף שלנו יושב עם כל אחד מראשי החטיבות שלו לפחות אחת לשבועיים. אם לא בתדירות שבועית, אז בתדירות דו-שבועית. אלה דיונים שוטפים שבהם מתבצע מעקב על ההתקדמות של החטיבה בכל הנושאים שעומדים, וזה הפורום שבו ראש החטיבה מדווח ומעלה בעיות. אלה דיוני הניהול.

כשיש פרוייקטים שמעורבת בהם יותר מחטיבה אחת, מתקיימים דיונים - בהתאם לצורך של מעקב אחרי הפרוייקטים האלה - אצל ראש האגף, בדרך כלל בתדירות חודשית. כשיש פרוייקטים כאלה, נקבעים להם דיוני מעקב בתדירות חודשית.

יש ישיבות שוטפות שעניינן ניהול, כמו שיש לראש האגף עם הסמנכ"ל. אם יש דברים שמתעוררים, אתה מרים טלפון ואתה מבקש הנחיה. בחיל האוויר למשל, דיוני סטטוס או מעקב בדרך אחרת נעשים פר פרוייקט. בפרוייקטים גדולים יושבים אחת לחצי שנה ורואים מה קורה בפרוייקט הזה. יש דיונים אחרים שהם מול חטיבה, כדי לראות איך עומדת תוכנית העבודה שלהם. צריך להחליט על שיטה.

לפי הנוהל החדש שגיבשנו בעבודת מטה באגף, יתקיימו דיוני מעקב רבעוניים של ראשי החטיבות עם הלקוחות שלהם, ואחר כך הם צריכים לבוא ולדווח לראש האגף. אלה דיוני מעקב על תוכנית העבודה, שאמורים להתבצע בתדירות רבעונית.

לגבי כלי העבודה למעקב - תכנית העבודה שלנו היא ממוחשבת וכמובן גם המעקב הוא ממוחשב.

מחשב הוא כלי. התוכנית הממוחשבת עובדת אם מקפידים להכניס אליה פנימה את הנתונים.

מקפידים.

ואם מקפידים לשנות כל פעם את ההערכות. מה שטוב בתוכנית ממוחשבת הוא שהיא יכולה להקפיץ לך בקלות חריגות שאתה צופה שיהיו, אבל היא לא יכולה לבוא במקום תפיסה ניהולית, תפיסה שבה המעקב הוא כלי ניהול חשוב. את זה אני לא תופס אצלכם, חוץ ממה שאתם אומרים לי שקיים דבר כזה, אבל אין לי תמונה ברורה שלו.

כאשר מעיר המבקר על כך שבתכנון המשימות בעצם ביצעתם רק כ-50% מהמשימות הספציפיות, איך יכולתם לדעת באיזו מידה יש למשל שימוש לא נכון של כוח אדם, שכוח אדם לא מנוצל ושמסוגלים לעשות הרבה יותר מול סך כל שנות האדם שיש לכם מול שנות האדם שאתם משקיעים בביצוע המשימות? היה לכם איזשהו כלי שיכולתם לבדוק באמצעותו?

אנחנו לקחנו את ההערה הזאת של מבקר המדינה לתשומת לבנו ובתוכנית העבודה של 2001, שאנחנו מכינים אותה עכשיו, הוספנו את נושא התחזוקה פר כל מערכת שקיימת אצלנו. התחזוקה הזאת היא נוספת לתוכנית העבודה כמשימה ומוטלת על אנשים מסוימים לבצע אותה.

תחזוקה זה לא תמיד תקורה. זה יכול להיחשב אצלכם תקורה? כל מערכת צריך לתחזק. כדי לתחזק כביש, צריך להשקיע בין 5 ל-8% מעלות הכביש בכל שנה, זאת רק כדי לשמור על רמה נאותה. לגבי מכונית, רואי חשבון שמים גם כן בין 5 ל-8% השקעה רק על הטיפולים השוטפים, ואני לא מדבר על הבלאי ועל ירידת הערך של המכונית. לכל מערכת יש את הדברים הנכונים שלה. יש לך מערכות שהתחזוקה שלהם גבוהה במיוחד ולכן צריך לתמחר את זה, ולתעדף את זה ולהקצות לזה כוח אדם מיוחד. יש דברים שהם שוטפים וצריך להחזיק אנשי תחזוקה במערכת – חשמלאי או אינסטלטור – שנותנים שירות לכל היחידות. איך זה מוגדר אצלכם?

כיוון שהמערכות הממוחשבות דורשות התמחות והכרה שלהם, אנחנו חייבים להצמיד לכל מערכת X חודשי אדם של אדם שמכיר את המערכת לצורך ביצוע התחזוקה. בתחזוקה כוללים שני דברים: יש תחזוקה שוטפת, שזה תיקונים קטנים שאנחנו מבצעים. יש גם תחזוקת שבר, שאם יש איזושהי תקלה במערכת, שזה דבר בלתי צפוי, צריך להכין לזה איזושהי רזרבה של זמן ותקן. לכן מצאנו בתוכנית העבודה את הדרך להצמיד לכל מערכת X חודשי אדם של בן-אדם ספציפי שמכיר את המערכת לצורך תחזוקה.

עבדת פעם ביחידה של תכנון ופיקוח ייצור באגף שלכם?

לא.

מה היה המסלול שלך בתוך היחידה עד שהגעת לתפקיד מבקר?

הייתי מתכנת, מנתח מערכות ומנהל פרוייקט.

אתה גם יודע איך דיווחת ואיך עקבו אחרי העבודה שלך?

עכשיו יש לנו נוהל חדש לפיקוח.

אני נושא באחריות ל"אשמה" שצבי מאירי נמצא בתפקידו זה. כשנכנסתי לתפקידי יזמתי את התפקיד של מבקר האגף.

למי הוא מדווח?

הוא מדווח לראש האגף. זה מביא אותנו במידה מסוימת לנושא של הדיון הבא.

היתה עוד הערה של המבקר בדוח השני, שלוקחים אנשי ביקורת ומעסיקים אותם בדברים אחרים. כלומר, לא רק בדבר הביקורת נטו שהולכים לעשות. השאלה היא אם הדבר הזה שציינת לגבי המינוי של מר רמתי זה לא ביטוי לדבר שלא היינו צריכים לראות אותו.

מבחינתנו זה אותם אנשים, למעט מבקר מל"ן.

אני מבקש להוסיף שלמעשה אנחנו דיווחנו על הביצוע של המשימות הללו גם למפקח הכללי במשרד ראש הממשלה, שיושב איתנו פה. הדיווח האחרון שלנו היה מ-19 בנובמבר 2000. הדיווח הזה היה דיווח משלים. הודענו שאגף מל"ן הפיץ ב-7 באוגוסט 2000 עדכון להוראה הפנימית שדנה בתוכנית העבודה השנתית למחשוב בכלל ובשיטת המעקב אחר התקדמות הביצוע של תוכנית העבודה בפרט. כאמור, כפי שהבינונו, הביצוע של ההוראה הזאת יהיה למעשה בתוכנית 2001. כמו כן, פיתחנו באגף מל"ן תוכנה שמאפשרת מעקב אחר הביצוע בפועל של תוכנית העבודה השנתית. דיווח ביצוע ומעקב ביצוע בכל הרמות של תפקידי הקו במל"ן יעבור לראש האגף.



במסגרת תוכנית העבודה שמגיש אגף מל"ן להנהלת המשרד זה יכלול החל מתוכנית 2001, שמגבשים אותה בימים אלה להעברה, את ההיערכות שלו בנוגע לעלויות ולזמני הביצוע של המשימות שמפורטות בהם.

בנוסף לזה, כפי שנאמר על ידי צבי מאירי, הוראת משרד הביטחון בדבר מבנה מל"ן עודכנה והותאמה למצב בפועל. תאריך העדכון הפורמלי הוא 1 בדצמבר, אבל התחלת העבודה על פי הקווים האלה תהיה בתוכנית 2001.

אתם משנים את שיטת העבודה גם במבנה וארגון. באיזו דרך אתם מורידים את זה לשטח? איך העובדים יידעו שעכשיו הסיפור הוא אחר?

אנחנו מעבירים דרך ראשי החטיבות.

היה יום עיון שהציג את המבנה החדש?

היה יום עיון להצגה של המבנה החדש לפני כחודשיים. כשהתחלנו להכין את תוכנית העבודה לשנת 2001 ראש האגף כינס את כל ראשי היחידות והסביר להם את השיטה החדשה.

השיטה החדשה מחייבת ניירת שונה?

לא.

אחת ההערות של מבקר המדינה היתה על אי דיווח לגבי משכי ביצוע ועל עלויות. התשובה שלכם היתה שזה בגלל שהטופס מתוכנן כפי שהוא מתוכנן.

אתה מדבר עכשיו על טופס שאנחנו מגישים למנכ"ל ולא על תוכנית העבודה שלנו.

היה שינוי בטופס שעליו אתם מתכננים את תוכנית העבודה? היו תוכנות או שיטות אחרות שבהם אתם עובדים?

היה שינוי ברישום. בעקבות ההערות של המבקר אנחנו מקפידים היום לרשום בתוכנית העבודה שלנו ליד כל משימה אם היא שייכת לפרוייקט מסוים. כך שאפשר גם באמצעים ממוחשבים וגם בעין, למי שמעיין בתוכנית העבודה, לראות מה היקף אותו פרוייקט. זה למעשה שינוי בשיטת הרישום.

יש גם תוכנה חדשה שלוקחת בחשבון את כל הדברים האלה ואתם צריכים אותה כי שיטת העבודה שלכם משתנה.

לא היה צריך לעשות שינוי בתוכנה.

באותה תוכנה שהיתה אפשר לקחת בחשבון נתונים של זמן ונתונים של עלות?

אני רוצה להבהיר – יש תוכנית עבודה של אגף מל"ן, שאגף מל"ן מסכם עם האגפים האחרים, והיא מאוד מפורטת. מדובר בספר עבה. כמו כן יש תוכנית משימות המטה שאנחנו מגישים למנכ"ל. בתוכנית הזאת שמגישים למנכ"ל הוספנו את נושא העלות והערכת הזמן. בתוכנית העבודה הפנימית שלנו, שמופצת בין מל"ן לאגפים האחרים, היה מראש הנושא של העלות והלו"ז, כך שלא היה צריך שם שינוי. אחד השינויים שהזכרתי הוא השינוי בשיטת הקיבוץ של המשימות הפרטניות לתמונה של פרוייקט כולל. נושא אחר ששונה הוא רישום כל נושא התחזוקה בתור משימות פרטניות לפי אנשים מסוימים.

אני מוכרח לומר שההערות של המבקר סבירות לגמרי, ענייניות וצודקות. צריך לראות בפועל איך הדברים האלה נעשים עכשיו לפי השיטה החדשה.

אנחנו לא מעודכנים לגבי המצב כרגע. אנחנו חיים מפי האנשים באגף.

אני מציע שאנחנו נזמין את אנשי ביקורת המדינה ונעדכן אותם במפורט. אני חושב שזו אחת הדוגמאות הטובות שמקבלים את הערות הביקורת ומבצעים אותן במהירות רבה יחסית.

למי המבקר כפוף?

המבקר כפוף לראש האגף. זו בעצם משרה חדשה.

אני מודה לכולם, הישיבה נעולה.



- - - - - - - -



הישיבה ננעלה בשעה 10:45