הכנסת העשרים

מושב שני

פרוטוקול מס' 132

מישיבת הוועדה לענייני ביקורת המדינה

יום שני, כ"א בסיון התשע"ו (27 ביוני 2016), שעה 10:34

ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי ממשלה - דוח מבקר המדינה 66ג

חברי הוועדה: קארין אלהרר – היו"ר

יובל חיו - מנהל חטיבה, משרד מבקר המדינה

מיכאל וייס - מנהל ביקורת, משרד מבקר המדינה

ציפי שלזינגר - עוזרת למנהל חטיבה, משרד מבקר המדינה

יאיר פראנק - ראש רשות התקשוב הממשלתי, משרד ראש הממשלה

מוריה זיסוביץ - מנהלת היישומים הרוחביים, רשות התקשוב הממשלתי, משרד ראש הממשלה

עמית יוסף עמיר - עו"ד, עוזר ראשי ליועצת המשפטית, רשות התקשוב הממשלתי, משרד ראש הממשלה

נעמי אלדובי - עו"ד, היועצת המשפטית, ארכיון המדינה, משרד ראש הממשלה

סילביה מרדכי - מנהלת תחום ביקורת, משרד ראש הממשלה

רותי רווה - לשכת המשנה למנכ"ל משרד ראש הממשלה

יעקב לוזון - עו"ד, מבקר פנים, נציבות שירות המדינה

יעקב לזוביק - גנז המדינה

דורון סמיש - רכז ממשל ומינהל, אגף התקציבים, משרד האוצר

אריה זיני - מנהל מחלקת רשומות ומאגרי מידע, משרד החוץ

אלי גרוס - מנהל פרויקטים, אגף תקשוב, משרד החוץ

דבורה מזרחי - ראש ענף מערכות מידע, משרד התחבורה והבטיחות בדרכים

ניר צנטנר - ראש אגף מערכות מידע, משרד התשתיות הלאומיות, האנרגיה והמים

נטע קניגשטיין - עו"ד, ייעוץ וחקיקה, משרד המשפטים

אבי חליבה - סמנכ"ל משרד הפנים

קובי רפאלי - מנהל פרויקטים, סע"ר, מרכב"ה ומרכז הטמעה, משרד החינוך

דוד פוניס - רמ"ח תקשוב, כבאות והצלה, משרד הביטחון

שרה וליאנו - סגן ראש האגף לניהול קשרי לקוחות, משרד הביטחון

חגית אורן מוסט - עוזר בכיר לממונה על ביקורת המדינה והפנים, משרד הביטחון

ערן כרמון - מנמ"ר משרד המדע, הטכנולוגיה והחלל ומשרד התרבות והספורט

שמואל מונס - מנהל אבטחת מידע, משרד הרווחה והשירותים החברתיים

אילן ישראל - אחראי לרשומות המשרד, משרד החקלאות ופיתוח הכפר

שי חיים פסח - מנהל פרויקטים, המשרד להגנת הסביבה

שמעון ברונר - מנמ"ר מערכות מידע, משרד הכלכלה והתעשייה

סימה תשרה דאי - מנהלת תחום ארגון ושיטות, משרד הכלכלה והתעשייה

משה חסון - מרכז ביקורת, לשכת המבקר, משרד הבינוי והשיכון

קובי חסון - מנהל תחום טכנולוגיות ופיתוח, משרד התקשורת

עמית שניצר - סגן מנהל חטיבת המידע, הכנסת

מיכאל שיזף - המשמר החברתי

לרשימת השדלנים שנכחו בדיון – ראו בקישור זה.

תומר רוזנר

חנה פריידין

אהובה שרון, חבר המתרגמים

ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי ממשלה - דוח מבקר המדינה 66ג

אני מתכבדת לפתוח את ישיבת הוועדה לענייני ביקורת המדינה. היום ה-27 ביוני 2016, כ"א בסיון התשע"ח, השעה 10:34. נושא הדיון היום הוא ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי ממשלה - דוח מבקר המדינה 66ג.

בוקר טוב לצוות מבקר המדינה ולנציגי המבוקרים.

לכאורה אפשר היה לחשוב שמדובר בנושא אפור ומשעמם. הרבה פעמים תופסים אותי במסדרונות הכנסת ואומרים, תגידי, זה נראה לך מעניין? אבל אני באמת מאמינה שדווקא בדברים שלכאורה אינם מאוד כותרתיים, טמון הסוד של הצלחה בדברים האחרים. היה את זה עם חקיקת משנה שאפשר היה לחשוב שזה נושא מאוד משפטי ולא שיא העניין אבל אני ראיתי בו עניין גדול.

הרעיון לשמר מידע ולהיות יכולים להעביר את המידע בין המשרדים בצורה נוחה וטובה, הוא חשוב מאוד כשלעצמו. הרבה פעמים אנחנו רואים כאן את הקושי של משרדים לדבר אחד עם השני וההנגשה של זה צריכה להתחיל בפרטים הקטנים כמו ברשומות האלקטרוניות. ובכל זאת מהדוח עולה שבכל מיני דברים בסיסיים בפרויקט הזה, דברים - איך לומר זאת בעדינות? - לא עובדים בדיוק כמו שצריך. למשל בשנת 2012 קמה ועדת היגוי שאחד מתפקידיה היה קביעת מתווה הפרויקט והאסטרטגיה למימושו והובלת השינוי הארגוני הנדרש בממשלה. הוועדה הזאת – בטח תופתעו לשמוע, אני בוודאי מאוד הופתעתי – לא כונסה, לא קבעה מתווה לפרויקט ובינתיים גם אין ועדה אחרת שהוקמה לעניין. אם כן, פשוט הייתה החלטת ממשלה אבל לא קרה אתה שום דבר.

דוגמה אחרת – גם זה בטח נתון שמאוד יפתיע את הנוכחים, את חלקם לפחות – היא שאין תקציב לפרויקט. אין גוף אחד שמרכז את התקציב שלו והוא מפוזר ומבוזר בין משרדי ממשלה שונים וגופים שונים. יש עוד מספר ליקויים שיעמוד עליהם מנהל החטיבה יובל חיו.

אין לי שום כוונה להתעמת ולא לכעוס ולא לרעום. הכוונה היא לעלות על פסים ונתחיל להפעיל את הדבר הזה כמו שצריך לטובת כולנו. בואו נראה איך ביחד נציגי הגופים כולם משתפים פעולה ומי יודע, אולי נצליח.

אני מבקשת ממר חיו להציג את עיקרי הדוח.

תודה. אני אבקש לתת איזשהו קונטקסט קצת רחב יותר לגבי הדוח הזה ולאחר מכן בקצרה נציג מספר ממצאים עיקריים.

אני אפתח אולי באיזשהו תיאור שהוא כללי ואומר שאם אנחנו נלך עשרים, שלושים, ארבעים שנים אחורה, פעולות הממשל היו מתועדות במסמכים פיזיים והייתה תורת תיעוד ותורת התיעוד הזו קוימה ברובה. היו ארכיבים וחומרים היו עוברים לגנז המדינה על פי חוק הארכיונים והייתה שיטה, תורה ותרבות תפקודית.

אנחנו נמצאים מזה סדר גודל של עשרים שנים בשינוי דרמטי בנושא הזה ועיקר פעולת הממשל היום לא מתועדת במסמכים פיזיים. זה נמצא בתוך מסמכים אלקטרוניים כאלה ואחרים, מסמכי וורד ומיילים, מסמכי וורד שמוצמדים למיילים ומסמכים אלקטרוניים, גיליונות אלקטרוניים שמאגמים מידעים. אם אני אומר היום שנידרש בעוד חמש, עשר שנים לבוא ולאסוף את המידע שנוגע לרפורמות מרכזיות שנעשו בממשל בשנים האחרונות, להערכתי היכולת להגיע למידע הרלוונטי שעל פי דין היה צריך להישמר היא מוגבלת ביותר. היה כבר מי שדיבר במונחים, אנחנו מדברים על העשור האבוד. כבר איבדנו עשור בעניין הזה.

משרד מבקר המדינה התחיל לעסוק בנושא הזה כבר בשנת 1998. כלומר, התרענו על העניין הזה שצריך להתחיל להיערך לטיפול שיטתי ברשומות אלקטרוניות בשנת 1998, לאחר מכן בדוח בשנת 2004, לאחר מכן בדוח בשנת 2007, דוח נרחב בשנת 2011 ודוח על השלטון המקומי בהיבט הזה בשנת 2014. הדוח שאנחנו מדברים עליו היום הוא הדוח מ-2015.

למעשה נאמר לנו כמענה בדוחות האחרונים שהשינוי יבוא עת תקום מערכת מחשוב שנקראת מערכת סע"ר שהיא מערכת שאמורה ליצור סביבת עבודה רוחבית והיא אמורה לנהל את התוכן הארגוני במשרדי הממשלה ובגופים ציבוריים.

בביקורת הזו הלכנו לבחון מה קורה עם אותה מערכת סע"ר שהיא למעשה מבחינתנו המסדרון או שער הכניסה לפתרון העתידי הסדור והשיטתי שיבוא. את הדברים האלה אני חייב לומר בפתח, כי אי אפשר להתייחס למערכת המחשוב הזו בקונטקסט מצומצם אלא צריך לראות את הנושא הזה בהיבט הרחב שלו ועד שלא יהיו נהלים למשרדי הממשלה איך הם מטפלים בכלל המידע האלקטרוני הזה, ונכון לעכשיו רק לאחרונה הופצה טיוטה או נוהל סגור – אני עדיין לא יודע – למשרדי הממשלה בנושא הזה, ועד שלא יהיה אדם במשרדי הממשלה שאחראי מעשית לנושא הזה ושתהיה תורה סדורה לנושא הזה, וכן, גם מערכת מחשוב שהיא תנאי ואין ספק שהיא תנאי הכרחי. עד שלא נגיע לדבר הזה, אם היום ירצה מישהו לבחון מה קרה לפני שנתיים-שלוש או לפני עשר שנים ברפורמה מרכזית – היום מדברים על משבר הדיור, על הגז, על דברים מאוד גדולים שקורים בממשל – מי שירצה לעקוב אחרי הדברים האלה, ספק בעיני אם הוא יצליח לעקוב אחרי כל הרשומות שהן רלוונטיות והן יסודיות לתהליכים שנעשו בממשל.

אני מבקש ממר מיכאל וייס שבקצרה יציג את עיקר הממצאים שנוגעים לפרויקט סע"ר.

הביקורת העלתה כי רק בשנת 2013, בחלוף שמונה שנים מאז ההחלטה להקים את מערכת סע"ר, יושמה המערכת לראשונה כגוף ממשלתי אחד וגם זאת בהתקנה מקומית ולא במסגרת הענן הממשלתי שהושלם באיחור, רק במאי 2014. עד מועד סיום הביקורת אף משרד ממשלתי לא השלים את יישום המערכת במסגרת הענן הממשלתי.

מצאנו כי אף שרשות התקשוב הממשלתי היא הנושאת באחריות לניהול פרויקט סע"ר, מבחינה טכנולוגית עדיין אין גורם מרכזי אחד המוביל את מכלול התהליכים הארגוניים הדרושים להטמעת המערכת במשרדי הממשלה באופן שייצור מחויבות למימוש הפרויקט.

תקציב הפרויקט בסך 21 מיליון שקלים שנועד ליישומו בחמישה משרדי ממשלה לפחות באמצעות הענן, הספיק בפועל רק להשלמת התקנות מקומיות וגם זה בשלושה גופים ממשלתיים בלבד.

הפרויקט ותקציבו מנוהלים בצורה מבוזרת, בין רשות התקשוב הממשלתית והמשרדים הממשלתיים ללא לוח זמנים ברור ומחייב, דבר הגורם לעיכובים ביישומו.

הביקורת העלתה עוד כי נושא ההיערכות הארגונית של משרדי הממשלה לקראת יישומה של מערכת סע"ר לא קיבלה כל התייחסות באפיון המערכת. בנוסף, משרדי הממשלה לא קיימו היערכות ארגונית לקראת הטמעת המערכת. כתוצאה מכך נגרמו עיכובים ניכרים ביישום הפרויקט.

מצאנו כי מחצית מעשרת המשרדים והגופים שהתחייבו לקחת חלק בהקמת המערכת והטמעתה, כלל לא מימשו התחייבותם.

הביקורת גם בדקה היבטים במשרד הפנים ומצאה כי בניגוד לדרישת הדין חסר בו גורם מנחה, מטמיע ומפקח, האחראי לנושא ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן. גם נציבות שירות המדינה לא הכשירה עובדים מקצועיים לניהול רשומות אלקטרוניות במשרדי הממשלה.

נוכח ממצאים אלה סברנו כי רשות התקשוב הממשלתית, משרד ראש הממשלה, משרד האוצר, עליהם לקבוע כבר במהלך 2016 תכנית עבודה מקיפה שתחייב את כל משרדי הממשלה ותכלול רכיבים ארגוניים, תקציביים וטכנולוגיים ולוח זמנים ברור ומפורט להשלמת יישום התקנת מערכות מחשוב שיאפשרו את תיעוד עבודת הממשל ושימורה, זאת כדי לעצור את הנזק הבלתי הפיך שנגרם בעקבות אובדן של רשומות אלקטרוניות בעלות ערך רב למדינה ולאזרחים.

תודה רבה. אני מבקשת לעשות סבב ולבדוק מי הנוכחים כאן.

(הצגת הנוכחים).

אני אחראית על מערכת ניהול מסמכים במשרד התחבורה.

המשרד להגנת הסביבה. אחראי על מערכת ניהול מסמכים.

משרד התקשורת, מנהל תחום טכנולוגיות, מטמיע סע"ר בשלבים די מתקדמים בארגון כך שאני לא יודע כמה נכון הדוח שלך.

אנחנו נשמע את התשובה.

גנז המדינה.

עזר ראשי ליועצת המשפטית של משרד ראש הממשלה.

ראש רשות התקשוב הממשלתית.

מנהלת היישומים הרוחביים ברשות התקשוב הממשלתית.

רמ"ח תקשוב, כבאות הצלה.

סמנכ"ל משרד הפנים.

מנהל פרויקט סע"ר במשרד החינוך.

מבקר פנימי, נציבות שירות המדינה.

ביקורת פנימית, משרד הבינוי והשיכון.

אגף התקשוב, משרד הביטחון.

משרד הביטחון, יחידת הממונה על המענה לביקורת.

אחראי על הרשומות, משרד הכלכלה ופיתוח הכפר.

מנמ"ר משרד הכלכלה.

סגן מנהל חטיבת המידע, אני אחראי על המסמכים בכנסת.

אני חייבת לציין שמהבדיקה הקצרה הזאת עושה רושם שרק משרד הפנים מצא לנכון לשלוח סמנכ"ל וזה לא שאני חושבת שמי שיושב כאן לא חשוב שישב כאן, אבל נדמה לי שהשיח שיתנהל בינינו הוא שאני מתפרצת לדלת פתוחה כי כולכם בוודאי מסכימים לגבי הכשלים הקיימים. אני הייתי שמחה שהמשרדים ישלחו מישהו שגם יודע להגיד למה הם מתקיימים כי אני מניחה שהאשם הוא לא בכם. אבל אנחנו ננסה בכל זאת לקיים את הדיון.

אגף המפקח הכללי במשרד ראש הממשלה.

מחלקת ייעוץ וחקיקה, משרד המשפטים.

מנמ"ר משרד האנרגיה ומשרד התשתיות הלאומיות.

מנהל תחום תוכן במשרד החוץ.

מנהל רשומות במשרד החוץ.

מנהל אגף מערכות מידע במשרד המדע, הטכנולוגיה והחלל ומשרד התרבות והספורט.

לשכת המשנה למנכ"ל משרד ראש הממשלה.

אגף התקציבים, משרד האוצר.

משרד ראש הממשלה, יועצת משפטית לארכיון המדינה.

תודה. נתחיל עם רשות התקשוב הממשלתית. אני אשמח לשמוע סקירה קודם כל היכן מוטמעת מערכת סע"ר. שמענו קצת מה המערכת אמורה לעשות. היכן היא מוטעמת עכשיו, היכן מתכוונים להמשיך ולהטמיע אותה, האם יש תכנית עבודה סדורה בעניין הזה.

תודה. ראשית, אני רוצה לומר תודה לביקורת על הדוח הזה. לי הוא בוודאי סייע כיוון שאני חדש בתפקידי. נכנסתי לתפקיד במאי שנה שעברה והדוח תיעל אתי מיד כדי להבין מי נגד מי במערכת, לנסות לנבור ולראות למה התכוונו האבות המייסדים ולאן הפרויקט הזה אמור וצריך להגיע.

ביקשת לדעת תמונת מצב נוכחית. אנחנו פרוסים היום בכ-13 משרדים, רשויות, יחידות סמך שונות כמו ארכיון המדינה ונציבות שירות המדינה.

כמה משרדים ממשלתיים?

כמשרדים יש לנו את התקשורת, אנחנו בתהליך בחינוך, מדע וטכנולוגיה, תרבות וספורט, ביטחון פנים, משרד לשירותי דת והגופים הנוספים הם כבאות - - -

רגע. כמה משרדי ממשלה התחייבתם שייכנסו?

התכנית המקורית בסוג של מסמך אב שנחתם על ידי אגף התקציבים והחשב הכללי בזמנו שהוציא את הפרויקט לדרך דיבר על עשרה משרדים שבאו ואמרו שהם יהיו אלה שייכנסו כראשונים לתוך המערכת.

לפי הספירה שלי, ויכול להיות שטעיתי כי לא עשיתי חמש יחידות מתמטיקה, היו רק חמישה.

אני מעדיף שאת התשובה הזו יענו המשרדים ולא אני.

השערה?

ההשערה היא פשוטה. בואי נדבר רגע אחד על המערכת הזאת ומזה אולי נבין. בכלל היום אנחנו אומרים שטכנולוגיה היא לא חסם לשום דבר. טכנולוגיה היא סוג של משהו שמאפשר. החסמים בדרך כלל בתנועה של מערכת מחשוב ומערכת כזאת הם הצדדים הארגוניים שקשורים לזה. כל שינוי דורש ניהול. יש משרדים שיש להם את היכולת להחיל את השינוי הזה יותר מהר ויותר טוב, ויש משרדים שיש להם את היכולת לעשות את זה בזמן יותר ארוך ועובדה היא שבמקביל – וברשותך אני אמשיך את הסקירה שלי – לזה שכבר המשרדים עליהם דיברתי שנמצאים כרגע בתוך המערכת, אנחנו היום בתהליכים כאלה ואחרים בהטמעת המערכת במשרד התחבורה, במשרד הבריאות, במשרד לשוויון חברתי, במשרד האנרגיה, במשרד האוצר, במשרד התיירות, במשרד השיכון, במשרד הרווחה ובעוד גופים שמגלים עניין ורצון להיכנס ונכון להיום – ודרך אגב, אני חושב שזה גם נכון לעתיד - כניסה למערכת כזאת צריכה להיות וולנטרית ואיננה צריכה להיות בכפייה.

ומה יהיה על המידע שלא מתועד?

צריך לזכור או להפריד בין שני מצבים, בין הדרישה החוקית שדורשת לתעד את המידע לבין כלי העזר לעשות את זה. סע"ר היא כלי עזר לעשות את זה. אפשר לעשות את זה גם בכלי עזר אחרים.

נחה דעתך מכלי העזר האחרים?

במובנים מסוימים כן ובמובנים מסוימים לא ולכן אני שואף היום להרחיב את הפריסה של מערכת סע"ר ולהחליף את כלי העזר הקיימים במערכת סע"ר עצמה.

אני חייבת לומר – וסליחה שאני מפסיקה אותך, אבל אנחנו מנהלים דו שיח – שאם אין הכרח כזה לקיומה של מערכת, יכול לבוא משרד ממשלתי ולומר לך: מה אתה רוצה ממני, אני לא אעשה מהומות בתוך המשרד, אני יודע לארגן לעצמי את המידע, אתה אומר שיש לזה יתרונות וחסרונות ואני רואה רק את החסרונות. אם כן, למה בעצם החליטו על הדבר הזה?

היציאה לדרך, לפחות מה שאני למדתי, כמו שסיפרתי קודם, הייתה מתוך רצון למצות יתרון לגודל הממשלה בהיבטים הכספיים והניהול הנכון של תקציב החיסכון. במקום שכל משרד עכשיו יבנה לעצמו מערכת ויתקשר עם חברה וזה יעלה הון תועפות, הרצון היה למצות את הגודל.

כמו שאמרתי קודם, אני מאמין גדול בכך שמערכת סע"ר היא מערכת טובה ולכן אנחנו דוחפים אותה ומכניסים אותה פנימה לתוך המשרדים ומשרדים לא מעטים, כפי שציינתי, משתפים פעולה עם הדבר הזה. אני לא מאמין בכפייה על משרד, לא במערכת הזאת, חשובה ככל שתהיה, ולא במערכות אחרות שהן לא פחות חשובות.

אתה אומר שמי שרוצה – יצטרף, ומי שלא רוצה – ננסה לשכנע אותו.

אני אתן לך דוגמה אחרת. יש החלטת ממשלה שמדברת על המעבר של הממשלה לאתר אינטרנט אחוד. במסגרת החלטת הממשלה הזאת אנחנו פועלים אל מול המשרדים בוולנטריות. מגיעים לאותו הישג נכון להיום – אני גם אמרתי את זה אצלי בחדר – בהעברה של המשרדים לאתר הזה בלי לבוא אל המשרד ולפעול בכוח החלטת ממשלה שמורה לו לעשות זאת מחר בבוקר. בהחלט יכול להיות שבמעלה הדרך נגלה, במערכת הזאת או בכלל מערכת אחרת – צריך להבין שהתפיסה הזאת צריכה להיות תפיסה כוללת והיא לא יכולה להיות ספציפית שהמערכת הזאת הרוחבית תכפה ודברים רוחביים אחרים ייעשו בהתנדבות.

אני פשוט לא מצליחה להבין מדיניות ממשלה בצורה הזאת. אתה יודע, המשרדים, אני מניחה שכל אחד רוצה שיקול דעת ועצמאות בהפעלת המשרד אבל אם יש החלטת ממשלה והוקצה תקציב ונבחרה חברה זוכה, אני חייבת לומר שאני חלוקה עליך בעניין הוולנטריות.

אבל תזכרי שגם החלטת הממשלה במקרה שאנחנו מדברים כרגע לא חייבה מעבר לסע"ר אלא היא דיברה על אותם עשרה משרדים.

גם הם לא נמצאים שם.

נכון. אמרתי שאני אשאיר למשרדים לענות למה הם לא נמצאים שם. אני לא יודע לענות במקומם. אני רק יודע להגיד לך שמתוך הרשימה הזאת, המשרדים האלה נמצאים אתנו היום בתהליך. נכון, זה לא קרה בתקופת הדוח, אני מסכים, אבל זה קורה עכשיו. זאת אומרת, התהליך הזה כן קורה. הייתי רוצה שהוא יקרה קודם, אין על זה דיון, אבל התהליך בסיכומו של דבר כן מתקיים ולכן כשאני מסתכל כרגע על סע"ר והמיצוב שלה בתוך הממשלה, סע"ר כמערכת לניהול הרשומות האלקטרוניות תופסת יותר ויותר נפח ויותר ויותר משרדים נכנסים למערכת ויש לנו הרחבה בכמות המשתמשים בסך הכול די נאה.

נציגת משרד ראש הממשלה. בשנת 2011, דוח קודם של מבקר המדינה העיר שעדיין לא נמצא גורם מרכזי שממש מרכז ומוביל את התהליכים הארגוניים שכרוכים בהטמעת סע"ר. הדבר הזה השתנה מאז?

כן. בהחלט. אנחנו נמצאים בתוך תהליך – אגף ממשל וחברה במשרד ראש הממשלה בעצם מרכז תהליך לבקשת המשנה למנכ"ל – שתכליתו בעצם להבין מי אותו מוביל עסקי כביכול כי בסופו של דבר נושא של ניהול מידע בממשלה יש בו היבט של מדיניות, של מה אנחנו רוצים ואז הכלים, מה הם הכלים הנכונים לעשות את זה. תיאורטית כל מערכת לניהול מסמכים יכולה לענות על המדיניות. ליבת העניין היא באמת מהי המדיניות בנושא של ניהול מידע ועל זה נעשתה עבודת מטה.

מתי?

היא למעשה מתרחשת בימים אלה ושותפים לה גנז המדינה, יאיר פראנק, מטה הרפורמה ונציבות שירות המדינה. הכיוון המסתמן כרגע הוא שהנציבות תהיה אותו גורם עסקי היות והנושא של תהליכים ארגוניים הוא נושא ליבה בנושא של ניהול מידע. זה כרגע הכיוון המסתמן. יש לזה גם משמעויות משאביות שצריך לדון בהן ויש תהליך שבהחלט מתקיים בימים אלה. אם יאיר ירצה להרחיב, בבקשה.

כולל הבוקר עת באנו מפגישה שבמקרה יצאה בתאריך הזה. באמת במקרה. הרעיון הוא לבחון איך אנחנו מתכללים את הנושא של ניהול הרשומות בתוך נושא הרבה יותר גדול אותו אנחנו חפצים וזה ניהול המידע והידע הממשלתי.

צריך לזכור שכאשר אנחנו מדברים היום על רשומות, נושא אליו התייחס קודם מר יובל חיו, כמות אדירה של המידע הממשלתי יושבת בתוך מה שאנחנו קוראים המערכות התפעוליות, אותן מערכות שמנהלות את התפעול של הממשלה, לצורך העניין מערכת הפרקליטות, מערכת הטאבו. שם יש כמות מידע אדירה והרעיון הוא לנסות ליצור איזושהי תמונה הוליסטית כוללת של ניהול המידע והידע בממשלה וכתוצאה מכך להעמיד לזה כלים טכנולוגיים שתומכים את זה. כמו שאמרה רותי, כרגע, הסיכום הוא שמטה הרפורמה ירים את התהליך הזה. זה עוד לא סגור סופית, אבל זה הכיוון המסתמן. כתוצאה מכך תיפתר אחת הסוגיות המרכזיות שעלתה בדוח והיא אותו, בשפה שלי, המוביל העסקי, אותו אחד שיהיה המוביל של התהליך, לא הצד הטכנולוגי, המוביל של התהליך הזה של ניהול המידע והרשומות בממשלה.

עוד לא הבנתי מי זה המוביל הזה.

כמו שאמרתי, מסתמן שזה יהיה מטה הרפורמה בנציבות שירות המדינה.

טרם הוחלט.

זה כרגע על הצד הפרקטי, אם זה מצליח לקום או לא מצליח לקום, אבל זה הרעיון.

אני שאלתי שאלה פשוטה וקיבלתי תשובה מאוד מסובכת. כבר בשנת 2011 הייתה הערה. חלפו מאז חמש שנים.

כפי שענינו גם למבקר, הוטמעה - עוד לפני דוח המבקר - עבודת מטה שהוביל אגף ממשל וחברה במשרד ראש הממשלה. העבודה עוד לא הושלמה. אנחנו מדברים כרגע על כיוונים מסתמנים להגדרה של מטה הרפורמה בנציבות שירות המדינה כאותו גורם מוביל עסקי עליו אנחנו מדברים.

למה זה כזה מורכב?

זה מורכב היות והנושא הוא מורכב. יש לו היבטים טכנולוגיים, יש לו היבטים ארגוניים, יש לו היבטים שקשורים לגנזך המדינה, יש פה הרבה שחקנים שהם רלוונטיים לנושא ואנחנו רוצים לייצר גם אחריות ברורה וגם מנגנון ברור איך לקדם את הנושא הזה. נכון לתת לעבודת המטה הזאת להסתיים ואז נוכל להגיד באופן פורמלי את הדברים. כרגע זה באופן לא פורמלי. אנחנו מתארים את עבודת המטה שנעשית בימים אלו ממש.

הבנתי. תודה.

אני רוצה להפריד. לעניות דעתי, אני חושב שהלכנו לכיוון הלא נכון. צריך להפריד בין ניהול רשומות, שזה דבר מאוד מאוד חשוב והוא מאוד קריטי וצריך לשמר את זה וזה בנק הידע שלנו, לבין מערכת מחשוב. מערכת המחשוב, אמר את זה ראש רשות התקשוב, היא אמצעי והיא לא המטרה. למשל במשרד האנרגיה יש מערכת לניהול מסמכים ושם מנהלים את המסמכים. זה שיש מערכת לניהול מסמכים, זה עדיין לא מבטיח לנו שאותן רשומות שמאוד חשוב לנו לשמור אכן נמצאות שם, בדיוק כמו שסע"ר לא מבטיחה לנו שאותן רשומות שמאוד חשוב לנו לשמור אותן יימצאו שם.

אתה לא רואה ערך באחידות בין משרדי הממשלה?

לכן המעבר הזה שלנו נראה כאן על השולחן הזה שהוא מאוד מהיר, שלוקחים משרד ממשלתי ומחליטים בוקר אחד שהוא עובר מאיקס ל-וואי או מהמערכת שלי יש לסע"ר, זה לא ממש טריביאלי. אנשים שעושים עשרים שנים פעולה מסוימת, בוקר אחד מחליטים שהם עושים את זה אחרת ולכן הזמן הוא מומנט מאוד מאוד חשוב.

דבר שני. המנגנון שצריך להוביל אותנו הוא המנגנון הממשלתי שיחייב את המשרדים לשמור על החומר ולא איך הם שומרים את החומר.

שאלה אליך. אתה יכול לדמיין לעצמך סיטואציה שבוס שמנהל מקום עבודה, בואו נזכור, הממשלה היא מקום עבודה, הוא מחליט החלטה ואומר שמשנים את כלי העבודה, משתמשים בכלי עבודה חדיש יותר, יבואו העובדים שלו ויאמרו שפחות נראה להם כי הם רגילים למשהו אחר ועכשיו הוא מסבך אותם. זה נראה לך סביר? לי לא.

ראשית, זה אולי לא נשמע סביר אבל אלה החיים. אני מזכיר לך שבניגוד לבוס, לבוס בחלק גדול מהמקומות אין ועד עובדים. אתם רוצים לפתוח את הכול על השולחן? בואו נפתח את הכול על השולחן.

בוא נפתח. לשם כך התכנסנו.

ההנחיה שצריך לאכוף אותה היא הנחיה שבאמת החומר נשמר ולא איך הוא נשמר. מכיוון שזה שיש לי מערכת א' או מערכת סע"ר, עדיין לא מחייב את המשרד לשמור את החומר.

בסדר, ואז אני שואלת אותך את השאלה הבאה. מכיוון שלא פעמים מעטות נדרשים משרדים ממשלתיים גם לתקשר ביניהם ולקבל החלטות ביניהם, האם אתה לא חושב שקיומה של מערכת אחידה יכולה לסייע בקיום עבודה בין משרדית?

חד משמעית אלא זאת לא המערכת. זה לא סע"ר.

אני חושבת שגם להסתכל על חומרים אחורה זה חלק מהעניין.

אין תקשורת בין משרדים עם סע"ר. זה לא קשור לעניין.

אני אנסה לעשות את החיבור או איך הגענו לחיבור הזה. כמו שאמרתי בהתחלה, אנחנו עשרים שנים אומרים למערכת הממשלתית תתחילי להיערך לנושא הזה ויש לו היערכויות שונות. יש לו היערכויות טכנולוגיות, יש לו היערכויות של נהלים, יש לו היערכויות של תרבות עבודה, יש לו סדרי עבודה פנימיים ויש הרבה דברים שצריך לעשות. עשרים שנים התקבלו החלטות עד לרמה של החלטות ממשלה. אנחנו מחזיקים בהחלטה של ועדת שרים לענייני ביקורת המדינה שהחליטה להניע תהליכים בנושא הזה. היו ועדות בתקופתו של מנכ"ל משרד ראש הממשלה לפני כשמונה שנים, היו דוחות בנושא הזה, אפילו נציבות שירות המדינה נדרשה לנושא הזה ואף פעולה שנעשתה לא המריאה. בדוח האחרון ב-2011 נאמר לנו בתשובות שקיבלנו לדוח הזה: חברים, ביקורת המדינה, יש לנו את הפתרון והפתרון הוא קודם כל להניח את הכלי הטכנולוגי ואז נפרוץ קדימה.

אז מה עשינו בדוח הנוכחי? הלכנו ועשינו מעקב פעם אחת על הפתרון הטכנולוגי והיכן הוא עומד, וראינו שההתקדמות היא מאוד איטית, ואני מתנסח בזהירות כאן, ופעם שנייה, לקחנו משרד ממשלתי אחד כדי לראות מה קורה בפנים מבחינת ניהול המסמכים שלו. ראינו שגם שם יש בעיות יסודיות.

אין כמו משרד מבקר המדינה כדי לספר לכם כאן מה קורה במשרדי הממשלה בניהול המסמכים כי אנחנו הרי נמצאים בכל משרדי הממשלה ואנחנו מבקשים את המסמכים האלה, מסמכים שמורים באופן לא סדור לחלוטין, חלקם על כוננים כאלה, חלקם על כונן G, חלקם במערכת מאור, חלקם על הדסקטופים של עובדים, חלקם בכלל גורסים אותם אחרי זמן מסוים, את החומר. אין שום נוהל שאומר איך העובד צריך לשמור את מסמכיו. אם אתה שואל אותי היכן החיבור, הנה, אני אומר לך.

זה בדיוק מה שאמרתי.

החיבור נמצא וגם בדוח הזה עשינו את החיבור. לא סתם חלקו השני של הדוח מדבר על משרד ממשלתי קונקרטי.

זה בדיוק מה שאמרתי אלא שאני אומר שמה שצריך להוביל אותנו זה הנוהל ולא המערכת. זה כל מה שאמרתי.

ועדיין מי שאמור לקבוע את הנוהל הזה, זאת המערכת הממשלתית. מי במערכת הממשלתית? אנחנו די מטורטרים בין גורמים שונים לאורך 15-20 שנים.

מישהו יודע לשים היום נייר על השולחן ולהגיד מה הנוהל?

אתם צריכים קודם כל להגיד לי אם מישהו כאן עובד לפי נוהל.

זה לא וולנטרי.

מערכת התקשוב הממשלתית, יש נוהל לשמירת מסמכים?

זה לא הם.

זה חלק מהעניין. אין את הגורם היסודי שאומר שהוא קובע.

אני יכול לומר שגנז המדינה מסר לנו בתשובה לדוח אחר בשנת 2015 שהוא עתיד להפיץ טיוטת נוהל בנושא הזה.

הוא גם אחראי סטטוטורית.

אפשר לשמוע אותו.

אנחנו לא אמרנו שאנחנו עתידים. אמרנו שאנחנו עשינו ואכן עשינו. הפצנו את הדוח אבל זה חלק מהבעיה. לשאלתך האם יעלה על הדעת שמנהל יאמר לעובדיו כך עושים והם יאמרו לא, התשובה היא כן. יש גם מקרים שיש החלטת ממשלה שאומרת לעובדים שהם יעשו כך והם אומרים לא.

אבל למה אתם מקבלים את זה כנורמה?

אני לא מקבל כנורמה. אני מתאר עובדה. לכן אני אומר שיש נוהל, אנחנו הפצנו את הנוהל, עבדנו עליו הרבה זמן וגם עבדנו עליו לא בחדר סגור בתיאוריה אלא הייתה אינטראקציה של לצאת למשרדים ולנסות להבין מה הולך ומה לא הולך. יש נוהל שאומר כך תנהלו את המסמכים. אם אתם עובדים בתוך מערכת סע"ר, יש נוהל אחר למרות שהוא דומה וההבדל הוא לא תהומי. יש נוהל שאומר כך תעבדו במשרד שאיננו עובד עם מערכת סע"ר. אני אפילו לא בטוח שאמרנו מערכת סע"ר, אלא אמרנו מערכת לניהול מסמכים כי מבחינתנו זה אותו הדבר.

המהלך שרותי רווה תיארה הוא מהלך בו אנחנו מחפשים מכיוון שלארכיון המדינה יש משהו כמו ארבעה תקנים. להנחיל את הנוהל זה אצל 500 אלף עובדי ציבור, ארבעה אנשים מול 500 אלף, זה קצת קשה.

פחות ישים.

נכון. הדיונים שרותי תיארה מתנהלים לדעתי כבר לפחות שנה ומשהו ומתקדמים לאט לאט, גם הם הלכו בכיוון מסוים ונסוגו כי זה לא היה יעיל. לתחושתי כמי שמשתתף בישיבות האלה, אנחנו על סף קבלת החלטה.

אם היה לי שקל על כל פעם שאני שומעת בוועדה לביקורת המדינה שאנחנו על סף קבלת החלטה.

אני מסכים להערה שלך ואף על פי כן לנוכח זה שאת אומרת את זה, וזה מאוד סביר, בכל אופן אני חושב שבמקרה הזה, כיוון שרק לפני שעה יצאנו מעוד ישיבה והיושב בראש הישיבה מטעם הנציבות רואה את עצמו כמי שהולך לקבל עליו את המשימה ועושה את ההיערכות כדי שזה יקרה, אז אני לא רוצה להקדים דיון שיתקיים בקרוב אצל המשנה למנכ"ל משרד ראש הממשלה, אבל כך זה נראה. כל מי שיושב בחדר, כולנו מסכימים שנכון שזאת תהיה נציבות שירות המדינה. נציג נציבות שירות המדינה חושב גם הוא שזה נכון ואין על זה ויכוח שאני רוצה והוא רוצה. להערכתי הדבר הזה הוא בתהליך.

אני מנציבות שירות המדינה. יש לי שלוש הערות וגם בהמשך לדברים שנאמרו כאן. הערה ראשונה. קודם כל, למען הגילוי הנאות, נציבות שירות המדינה כבר בדצמבר 2015, אני הוצאתי מכתב ליחידה של יובל, ושם ציינו שמערכת סע"ר הוטמעה בנציבות שירות המדינה על כל 260 עובדיה.

נקודה שנייה, ואולי כאן אני מתקשר לדברים שנאמרו, היא העניין של ניהול רשומות אלקטרוניות. תראו, גם הוראות התקשי"ר שבין היתר נשענות על סעיף 6 לחוק הארכיונים מטילות על הגנז את האחריות לניהול הרשומות. נכון שהוא לא יכול לעשות את זה לבד, ולכן אנחנו באים ונושאים עמו.

לאחרונה, וכאן אולי אני איש בשורות, רק ב-20 ביוני, כלומר, לפני כשבוע, נפתח מחזור ראשון באחריות נציבות שירות המדינה, אגף הדרכה, שמטרתו להקנות בקורס הזה לכל מנהלי הארכיונים במשרדי הממשלה איזה שהם כלים. איזשהו קורס ראשוני כזה שנפתח ב-20 ביוני. הקורס הזה עכשיו יקנה מצד אחד ידע עיוני ומצד שני גם התנסות מעשית ואני משער שבעקבות הקורס הזה התכנית היא להמשיך ולהפיץ את הקורסים האלה ביתר המחוזות בארץ. הקורס עליו אני מדבר נפתח בירושלים. אני מניח שבזה נוכל להתקדם.

אני חוזר ואומר שוב שהאחריות של נציבות שירות המדינה היא בסך הכול מוגבלת. האחריות לניהול רשומות היא של הגנז, במפורש. כמובן שצריך לעשות יחד אתנו אבל לא אנחנו מובילים כמו ששמעתי כאן. זה פשוט לא יהיה נכון לומר את זה.

אני אדייק. לניהול רשומות יש שני היבטים. יש היבט של ניהול מידע בהיבט של התייעלות של מערכת, של שיתוף מידע בין גופים, היבטים שקשורים להתנהלות העסקית כביכול של הארגון, ויש היבט של שימור. בכל מה שקשור לשימור, כמובן שהגנז הוא הגורם. לנושא של ניהול מידע, אתם עוסקים כבר בניהול ידע, יש היום שיחות שלוקח בהן חלק רון צור לגבי הפוטנציאל להובלה שלכם בנושא הזה.

זה בנושא של ניהול ידע. אני מדבר על ניהול רשומות, נושא עליו דיברו כאן. מי אחראי על ניהול רשומות.

רשומות זה מידע.

זה לא כל כך מדויק. אני חושב שצריך לעשות כאן את ההבחנה. קודם כל, להגדיר מה זה בכלל רשומה. נדמה לי שמבקר המדינה בדוח שלו דווקא מגדיר את זה מאוד יפה וזה לא בדיוק רק מידע. נדמה לי שבדוח יש איזושהי הגדרה. חשוב להגדיר את זה כי אולי מההגדרה הזאת נגזרת האחריות. יש הבדל. יש לנו באמת מה שנקרא ניהול מידע. יש לנו אפילו עובדת אחת אצלנו, דוקטור איריס נחמיה, שהיא מתעסקת בנושא הזה. אני עושה את ההבחנה בין ניהול המידע ושימורו לעומת ניהול הרשומות. ניהול הרשומות זה הצד היותר, נקרא לו, "טכני", יותר מחשובי, ואת ההבחנה הזאת צריך לעשות. על כל פנים, ניהול הרשומות על פי חוק הוא במפורש בידיים של גנז המדינה ולכן כששאלו כאן מי הגורם האחראי, זה פשוט כתוב, זאת סמכות סטטוטורית.

אני מנסה להבין. יש הבדל בין שימור לניהול. נכון?

כן.

יש הבדל בין שימור לניהול. מה שאנחנו מדברים בתוך הצוות זה בכל מה שקשור לסמכויות הגנז לגבי שימור מידע, כמובן שעבודת המטה לא באה להסדיר את זה. אנחנו שואלים לגבי ניהול מידע וזאת שאלה שהתחלנו לדון בה עוד לפני הדוח והיא התחדדה בעקבות הדוח. כמו שציינתי, מטה הרפורמה בנציבות שירות המדינה, בין השאר איריס נחמיה שמובילה את המהלך, רון צור ואחרים, יאיר פראנק מרשות התקשוב, גנז המדינה – אלה השותפים והשחקנים הרלוונטיים לנושא ובין השאר דנים איך נכון לנהל מידע. נעשתה עבודת מטה רצינית בהובלת נציבות שירות המדינה בנושא הזה. עכשיו אנחנו מבינים פחות או יותר מה לוחות הזמנים, מה המשאבים הנדרשים וכעת צריך להבין האם אנחנו יכולים מול אגף תקציבים ושחקנים נוספים להקצות את המשאבים כדי להתקדם בסוגיה הזאת ולהגדיר את נציבות שירות המדינה, מטה הרפורמה, כגורם העסקי המוביל. זה סטטוס נכון להיום. העבודה לא הושלמה ולכן אנחנו לא יכולים להחליט באופן פורמלי שהנושא נסגר ושנציבות שירות המדינה היא המובילה. זאת תמונת המצב.

ה-21 מיליון שקלים שהוקצו לעניין הזה, נוצלו?

התשובה היא כן.

נוצלו במלואם.

נוצלו במלואם.

מה הדרישה התקציבית שלכם לעתיד?

כרגע הפרויקט מתנהל על תקציב המשכי לאורך שנים שהקצה אגף התקציבים בסך ארבעה מיליון שקלים לשנה על מנת לשמר את המערכת. רשות התקשוב מתקציבה משקיעה בפרויקט עוד כשלושה וחצי מיליון שקלים בשנת 2016 וזאת התכנית שלנו גם לשנים הבאות כדי להמשיך לקדם אותה ולדחוף אותה.

בהערות ראש הממשלה, בתשובה שלכם של רשות התקשוב, אתם כאילו מתנגחים עם ממצאי הדוח. כשהדוח אומר שה-21 מיליון היו אמורים להיות תקציב של חמישה משרדים והוא היה רק לשלושה משרדים, התשובה שלכם אומרת שהתקציב היה תקציב הקמה בלבד. זאת התשובה שניתנה בהערות ראש הממשלה.

אני רוצה לחזור ולהגיד שוב מה שאמרתי בהתחלה. הדוח הזה מבחינתי היה מצוין ושלח אותי לבדוק את הדברים. אני פשוט מסתמך על מסמך ששמו בישראל סיכום תקציבי, פרויקט סע"ר, שנחתם בתש"ע על ידי החשב הכללי ואגף התקציבים ושם ההגדרות הן הגדרות אחרות מאלה עליהן אנחנו מדברים כרגע. כשהסתכלנו לתוך המערכות התקציביות והוצאנו פלטים מתוכן, ראינו את ההתאמה של הכסף אל מול ההוצאה. זאת איזושהי נקודה בה אנחנו נמצאים כנראה קצת במחלוקת אבל לפחות לפי ההבנה שלנו ולפי איך שאנחנו קוראים ומבינים את המסמך ולפי מה שאנחנו ראינו במערכות, אין סטייה תקציבית אל מול התכנון.

משרד הביטחון. אתם נמצאים עם המערכת הזאת?

אנחנו למעשה לא נמצאים בגלל אילוצים, בעיקר של סיווג המסמכים. יש לנו מערכות אחרות. אנחנו מסכימים עם מה שנאמר כאן שמה שחשוב זה ניהול המידע. יש לנו כלי אחר. בדיוק איך זה מתנהל, אני אתן לעמיתתי מהמשרד להרחיב.

כיוון שהמידע במשרד שלנו הוא מסווג, יש לנו שלוש רמות סיווג, משמור ועד סודי וסודי ביותר, פותחה מערכת לניהול מסמכים. זו מערכת שנמצאת היום בכל אגפי המשרד. משתמשים בה האגפים ברמת שמור, חלק מהאגפים ברמת סודי והפלטפורמה לסודי ביותר ומעל זה מפותחת עם עוד אמצעים טכנולוגיים נוספים. המערכת נכנסה למשרד בהנחיית המנכ"ל הקודם והמשנה למנכ"ל הוא המוביל העסקי שעוקב אחרי הטמעתה. כחלק מהניהול של המידע בכל אחד מהאגפים יש מוביל עסקי שמלווה את המערכת ומנחה את העובדים להשתמש בה ובאגף התקשוב יש צוות שמסתכל על כל המשרד ברמה הכלל משרדית ועוקב אחרי רמת השימוש, כמו גם צוות קטן של מדריכים ומטמיעים שעוברים גם בקבוצות של עובדים להעביר את השינוי כי זה שינוי כאשר אנשים משנים את הרגלי העבודה מלשמור את המסמכים שלהם כצרופות בתוך מיילים ועד סריקת מסמכים. גם סריקת מסמכים ושמירה בתוך אותה מערכת שלנו שנקראת נתב, היא מאגר שמשותף לכל המשרד וכמובן בחוצצים מתאימים לפי אגפים.

אני אתייחס למישור נוסף שהעירו לגביו, המערכות התפעוליות שמכילות הרבה מאוד מידע. באמת מאוד חשוב שמערכת תפעולית, למשל מערכת הרכש שלנו שהיא מערכת מאוד מאוד גדולה או מערכת לניהול חיילים משוחררים או מגוון מערכות נוספות עסקיות שמשמשות את האגפים שלנו, לכל אחת מהן יש זרוע שגם היא יושבת על אותה פלטפורמה של מאגר מסמכים בווריאציה. כלומר, אפשר מהמערכת התפעולית להגיע למסמכים. אם זה תיק רכש, להגיע למסמכי הרכש, ואם זה תיק של חייל משוחרר, להגיע לפניות שלו שנשמרו באותו מאגר מסמכים. יחידת מידע שלמה לטובת לקוח הקצה או לטובת היחידה העסקית. זה משלים את המעגל.

אנחנו ערים לשינוי התרבותי שזה מחייב את העובדים. לא כולם באותו קצב. אנחנו יודעים ומקבלים את זה וההנחיה של המנהלים מלמעלה מאוד חשובה והמעקב שלהם, המעקב ניהולי שהם עושים על מנת לוודא שזה מוטמע ובאמת מושרש, זה מעקב תקופתי אבל הוא רציף ומתמשך כך שזה בא לידי ביטוי.

תודה. משרד הפנים. אתם הייתם הכוכבים בדוח.

אנחנו תמיד אוהבים להיות כוכבים. אני חייב להעיר שתי הערות כלליות לדיון המאוד מלומד הזה. אני חושב שאני יכול לקחת על עצמי את תפקיד המנהל שהוא לא מהצד הטכנולוגי ואני יכול להגיד שכל מה שאנשים אמרו כאן, זה נכון. זאת אומרת, צריך לעשות הבחנה בין הרשומות אותן צריך לנהל, ודרך אגב, הן מנוהלות היום גם במשרד הפנים. חומר לא הולך לאיבוד, פיזית. זאת אומרת, אפשר למצוא אותו, אפשר להגיע אליו. הבעיה היא שלוקח הרבה זמן להגיע אליו. הבעיה היותר קשה היא – וזה מתחבר לנושא ניהולה ידע – שלא תמיד יודעים איך להפיק ממנו משמעויות קדימה. מהבחינה הזאת אני חושב שהמעבר בניהול רשומות לניהול ידע הוא מאוד משמעותי. אנחנו כבר שם. העולם הולך לשם. אני מכיר את המהלכים שנעשים בצוות הזה ואני חושב שהם לא רק חשובים אלא הם הכרחיים ואי אפשר בלעדיהם.

אתה יודע שבאוצר לא מצאו מסמכים.

אני לא נכנס קונקרטית.

אבל אתה מבין שאין משהו סיסטמתי.

אני מאוד מבין.

אין משהו לוגי וברור איך מגיעים למסמכים.

אני מאוד מבין ולכן אני אסביר מה אני עשיתי במשרד הפנים, ודרך אגב, מה עשיתי במשרד אחר, כי אם אני לא טועה יש לי את התענוג ואולי הגאווה להיות המשרד הראשון שהטמיע את סע"ר בממשלה, בתפקידי הקודם במשרד לשירותי דת. אני לא טועה, נכון?

לא טועה.

לכן אני מכיר את החשיבות היטב. אני רק רוצה לומר שבמשרדי הממשלה, ככל שאני מכיר אותם ואני לא מכיר את כולם, יש מערכות לניהול מסמכים, טובות יותר, טובות פחות אבל קיימות, עוד לפני המצאתו של סע"ר. העניין הוא הממשק שבין ההנחיות, ומרבית משרדי הממשלה נותנים הנחיות, הגנזך נותן הנחיות, הנציבות נותנת הנחיות, אלה החיים בביצוע ולא כי אנשים לא מקיימים הנחיות. אני תמיד אומר שהפרקטיקה חזקה מהכול. זאת אומרת, יש בעיות של תעבורה, של קיבולת, כולנו היום מתעסקים - ואני מתאר לעצמי שגם בכנסת זה כך – בכמה מערכות דואר אלקטרוני במקביל ואתה כבר לא יודע להפריד בין אדם שיש לו את המערכת הממשלתית לבין הג'ימל שלו וכולי וכאן נמצאת הבעיה. אני חושב שהכיוון צריך ללכת לניהול הידע ופחות להיבטים הפורמליים שמתקיימים. אם נהיה דבקים בהיבטים הפורמליים, אולי נרגיש כולנו טוב שהעסק קיים אבל באמת מתחת לפני השטח הוא לא קיים.

אני רוצה להעיר משהו בנקודת הזמן הזאת. זה נכון שזאת משימה מורכבת. אני לא כופרת באמירה הזאת והיא אמירה מאוד נכונה. אני פשוט חשה – ואני אנסה לומר זאת בצורה שלא פוגעת באף אחד – שזה לא נראה לכולם הדבר הכי חשוב.

קודם כל, אני מסכים אתך. זאת אמירה נכונה.

אני מבטיחה לך שאם זה היה מספיק חשוב, זה היה מבוצע ולא רק מבוצע אלא מבוצע באפס טעויות.

אני מסכים אתך. אני חושב שההערה היחידה שלי היא שזה לא היה מספיק. אני חושב שהדברים ששמענו כאן, אני חושב שהממשלה לפחות עושה עכשיו הרבה מאמצים לשנות את התפיסה. שינוי התפיסה הזה התחיל עוד מגנזך המדינה וגם זה היה פעם אחרת, בוודאי ממשרדי הממשלה, מהנציבות וכולי. אני חושב שכולם ביחד, יחד עם התקשוב הממשלתי, מדברים היום באותה שפה וזה העניין.

אני רוצה לדבר על משרד הפנים כי לשם כך באתי. אני הגעתי למשרד הפנים לפני שנה וחצי, בסוף 2014, ועדיין משרד הפנים מתנהל במערכת מאור, מערכת שחלק מכירים אותה. גם במערכת ניהול המסמכים של ה-מאור היה שימור מסמכים. קיים, ולא משנה כרגע מה דעתי על המערכת הזאת, אם היא טובה או לא טובה. זה היה קיים. עם זאת, מכיוון שאני שותף לתפיסת ניהול הידע, עשינו כמה מהלכים פרקטיים כדי לקדם את הנושא הזה. מבחינתי, כך אני רואה את גישתי, כדי לא לחכות לממשלה אלא לעשות ככל שביכולתנו.

עשינו שלושה צעדים כאשר צעד אחד הוא באמת לכתוב נוהל פנימי שיודע לתרגם את הדברים הגדולים לפרקטיקה, במצב הקיים מה עושים. אני קורא לזה למזער נזקים כי זה לא נותן מענה מלא לכל. צעד שני הוא לקדם את הכנסת פרויקט סע"ר שכרגע מבחינתי הוא הכיוון ואנחנו במשרד הפנים עושים מאמצים מתקדמים כדי לקלוט אותו כמובן במסגרת התקשוב הממשלתי בשנת העבודה הבאה. הדבר השלישי הוא להקים אצלנו אגף פיתוח ארגוני בתוכו תהיה פונקציה שתנהל את הידע כי אני אומר שוב שזה בעיני הדבר המרכזי.

שלושת הדברים האלה ביחד יביאו תוצאות. מתי זה יקרה? אלה תהליכים ארוכי זמן, אני מעריך שבמשרד הפנים בשנת 2017, במחצית השנייה של השנה, נהיה במקום טוב יותר. יש כאן מנוסים וחכמים ממני.

אני קודם כל רוצה לומר שבביקורת שעשינו במשרד הפנים אנחנו חשנו בשינוי הכיוון. אני לא רוצה לייחס את זה פרסונלית כן או לא, אבל כשנכנסנו המצב לא היה טוב וראינו את הפעולות האלה שהוחל בהן. אנחנו בהחלט מברכים עליהן. הכיוון שלנו הוא ללכת לכיוון בונה בהקשר הזה.

אני חייב לומר מהיכרות של ניהול מסמכים במשרד הפנים, למרות קיומה של מערכת מאור, המצב לא היה טוב. אנחנו מקיימים ביקורות במינהל המוניציפאלי, אנחנו מקיימים ביקורות במינהל התכנון, אנחנו מקיימים ביקורות במינהל האוכלוסין ואני יכול לומר שחלק ניכר ממסמכי יסוד של המערכת לא שמורים בצורה שיהיה אפשר לאחזר את המסמכים האלה, שיהיה אפשר להעביר את אותם מסמכים שצריכים לעבור לגנז בבוא העת על פי הדין בצורה סדורה. חלקם כן, אבל חלק ניכר מהם לא. אני מניח שהשינויים שהוחל בביצועם ושיזמת אותם כבר בתחילת 2015 יביאו לאיזשהו שינוי. איזה שינוי ומה הקצב שלו? תרשו לי היום, אחרי כל כך הרבה ביקורות שנעשו בנושא הזה, עדיין לא להיות אופטימי. למרות שמטבעי אני אופטימי, עדיין אני רוצה שתהיה כאן איזושהי אווירה שהדרך כאן היא מורכבת וכולם צריכים להתגייס לנושא הזה.

אגב, אני בטוח שמי שנמצא סביב השולחן כאן מאמין בעניין הזה וייתן את כל כולו לנושא. עדיין חסרה לי מחויבות של מנהלים לנושא הזה, מחויבות אמיתית ושזה יהיה בסדר היום הניהולי כנושא שהוא לא שולי אלא כנושא מאוד משמעותי. אלה סדרי המינהל של הממשל שלנו וזה לא עניין של מה בכך.

אתה נגעת בנקודה מצוינת וכאן ברשותך אני רוצה ללכת קצת לניסיון שלי. כשיש מערכת שהעובד לא מבין את הערך בטיפול במערכת, המערכת הזאת לא מוטמעת בשום צורה שהיא. אנחנו מדברים על מערכת שאנחנו רוצים להטמיע אותה לכלל עובדי המדינה. אין לזה אח ורע. כשהייתי מנמ"ר משרד המשפטים ניסינו להכניס את המערכת לניהול הפרקליטות, מערכת תפעולית לפרקליטות ואין ספק בכלל שזה קהל סופר אינטליגנטי בתור לקוחות – זאת פשוט הייתה קריעת ים סוף מהתחלה ועד הסוף כיוון שזה שינה להם תהליכי עבודה, זה שינה להם תפיסות עבודה, סכסוכי העבודה של ועד הפרקליטים היו שם על ימין ועל שמאל כדי להכניס מערכת מידע תפעולית עבורם.

זאת לא פעם ראשונה שאני שומעת שוועדי עובדים עוצרים תהליכים.

לא. רגע. זאת לא הייתה הנקודה.

אני מצטערת, אני לא מקבלת את זה.

זאת לא הייתה הנקודה כי בסיכומו של דבר המערכת נפרסה בכל הפרקליטות. אני רק מנסה להסביר את הקושי שבן אדם לא מבין איזה ערך מוסף זה נותן לו.

צריך להסביר לו.

בסדר.

ברחל בתך הקטנה.

מצוין. זה תהליך ארגוני ארוך ומורכב. לכן אנחנו באים היום מתפיסה אחרת. אתה צודק, יובל, צריך לקחת את המנהלים ולכרוך אותם לתוך הדבר הזה ולכן אנחנו רוצים לכרוך את זה בתוך תפיסת ניהול הידע. מה שאמר כאן ידיד מר חליבה לפני רגע, ברגע שזה נוהל בקונספט אחד ואפשר יהיה להפיק מזה מידע שיניע אתנו לפעולה ניהולית והמנהלים יבינו שזה מידע שמניע אותם לפעולה ניהולית ומקבלים החלטות על סמך מידע וידע ולא על סמך קוקוריקו, שהם בדקו את כיוון הרוח, כל המערכת מלמטה תוכל להתגייס. אנחנו רואים בתהליך הזה מנוף שיוכל להוביל אותנו קדימה, כי אתה צודק – לא בדיוק הצלחנו היום בתהליכים הנוכחיים. אני חושב שהכיוון הוא כיוון נכון. כמובן ימים יגידו אבל אם אנחנו מחפשים להט, לנו יש להט לכיוון הזה כי אנחנו מבינים שהוא יעזור לנו לקחת את הספינה הזאת למקומות אחרים.

מראש אמרתי שכנראה לא יהיה לי ויכוח עם מי שיושב בחדר. אני לא חשבתי שהוויכוח יהיה אתכם. נעזוב את זה בצד שאני לא חושבת שצריך להתקיים ויכוח כי בסוף, אתה יודע, גם אנשים שעובדים היום במערכת, כמו שאומרים, לכל אחד יש תחליף, היום הם נמצאים כאן ויבוא אחר כך מישהו אחר וגם הוא צריך למצוא את עצמו במערכת. אני יכולה להגיד שגם הוועדה לביקורת המדינה שביקשה מסמכים, לא תמיד מצאו אותם במשרדים הממשלתיים ולא עברו עשרות שנים. אנחנו מצפים ומקווים שמדינת ישראל תתקיים לתמיד ואנחנו כן נרצה למצוא מסמכים. אני מבינה את הקושי, זה לא כיף לעבור ממערכת למערכת ואני יכולה להבין את העובדים שלא ששים לעניין, אבל מצד שני אני כן מצפה למחויבות של הקודקודים במשרדים, בעיקר כי זה גם עבורם.

אני באמת לא מצליחה להבין. אני מבינה שיש התכווננות ובאמת חשבתי מראש שלא יהיה כאן מישהו שיאמר לי מה את מבלבלת לנו במוח, סליחה על הביטוי. אני מבינה את הקשיים. אני לא חושבת שהמעבר הוא חף מקשיים וחף מתקלות שיכולות להתרחש אבל אני עדיין חושבת שזו הדרך הטובה ביותר כדי להסתכל אחורה ולהגיד שעשינו הכול כדי שהמידע הזה יישמר בצורה סדורה ומאורגנת ושתהיה לוגיקה איך מוצאים מסמכים. כרגע זה כמו שאני אומרת לבעלי שלא ייגע לי בבלגן שלי, אני יודעת למצוא את הדברים. אבל זה לא אצלי בבית אלא הדברים שנמצאים במשרדי הממשלה, הם של כולם.

אני מצפה שתהיה פעולה משמעותית ולהביא לשולחן הדיונים גם את הסמנכ"לים וגם את המנכ"לים ואני מבינה שלהם תהיה עבודה קשה בבית שלהם, במשרדים הממשלתיים שהם אמונים עליהם. זו עבודה לא פשוטה. יש ועדי עובדים שבדרך כלל מאוד חזקים בעניין ועושים צרות צרורות. אני מכירה את זה אבל זה מה שירפה את ידינו?

אני מבקשת שגם משרד ראש הממשלה וגם רשות התקשוב, שזה יהיה הדבר המשמעותי ביותר שצריך לקדם בעת הזאת. נכון, תמיד יש עוד דברים, אני בטוחה, אבל אני אומרת שאם זה לא יהיה מבחינתכם משימת על כרגע, אנחנו נתכנס לדיון כאן בעוד שנה, שנתיים, שלוש, או בדוח מבקר המדינה ואז נדון בדיוק באותם דברים ונגיד שזה קשה. אמיתי, זה קשה, אני לא מסתירה. זה קשה. אני מבינה שקושי הוא לא אמור לעצור את הדבר הזה. גם מי שלא בוחר במערכת סע"ר – אני באה מהאסכולה המיושנת שאם יש החלטת ממשלה, צריך לכל הפחות לפעול על מנת לבצע אותה.

החלטת הממשלה אינה מחייבת את המשרדים לעבור לסע"ר.

בסדר. עדיין. אולי הממשלה מוציאה החלטות הצהרתיות כאלה אבל אני חושבת שאם הממשלה התכנסה, התכבדה והתכנסה לעניין מסוים שהוא לא יחסי החוץ והביטחון של מדינת ישראל, וכתבה איזה מסמך, אז יש לזה כוונה של מישהו שם. יכול להיות שלא, תקנו אותי. משרד ראש הממשלה מוזמן לתקן אותי בכל עת.

כמו שאמרתי, זה מונח על סדר יומנו בצורה מאוד מאוד משמעותית. נעשית עבודת מטה שמושקע בה זמן ניהולי יקר של אנשים וראשי הארגונים הרלוונטיים. זאת אומרת, אם עלה באיזושהי צורה שאנחנו לא מיישמים את זה, אנחנו מייחסים לזה את מלוא החשיבות.

הטענה היא לא אליכם.

הזיכרון הארגוני והיכולת גם להתנהל בצורה מיטבית בתוך הארגון היא בראש מעייננו. צריך להבין את זה. כמו שאמרת, אנשים שיושבים סביב השולחן הם אנשים שמאמינים כמוך בחשיבות הנושא ואנחנו עושים כמיטב יכולתנו להשלים את עבודת המטה כדי להגדיר את הנושא ולהמשיך הלאה.

בכל מקרה, אני אבקש ממשרד ראש הממשלה בתוך חודש מיפוי של מה הנוהל שקורה בכל משרד. איזה נוהל מופעל בכל משרד. האם זה נוהל אחיד, האם לכל משרד יש נוהל משל עצמו .

אנחנו מדברים על נוהל או על עצם הערכות לניהול מסמכים?

לא. הם אומרים שלכל משרד יש את הנוהל ומערכת סע"ר היא לא הדבר. איזה מערכות מופעלת.

אילו מערכות לניהול מסמכים, זאת רשות התקשוב.

בסדר.

רשות התקשוב היא משרד ראש הממשלה.

אבל השאלה היא האם אתם שואלים אילו מערכות ניהול מסמכים קיימות במשרדים השונים. אם זו השאלה, רשות התקשוב תוכל לענות.

בסדר. רשות התקשוב. מבחינתי הכול משרד ראש הממשלה. אתם תעשו את החלוקה הפנימית בבית.

אני רוצה לשמוע מכל משרד ממשלתי האם יש כוונה לעבור למערכת, האם יש כוונה להשאיר אותה כפי שהיא, איפה הדברים עומדים ומה מבחינתכם תכנית העבודה. אני בטוחה שיש תכניות עבודה, אני לא מעלה בדמיוני הפרוע מצב שבו כולם יושבים, קופאים על השמרים ואומרים נתכנס בדיון הבא. זאת אומרת, אני בטוחה שיש חשיבה בנושא הזה ואני מבקשת לקבל עדכון בעניין.

רציתי להוסיף משהו לא כנציג נציבות שירות המדינה אלא דווקא כמבקר פנימי. אני בדקתי בעקבות הדוח הזה את מה שנקרא אחראים על רשומות במשרדי הממשלה. אני חושב שכדי לקדם את הנושא, חייב כל מנכ"ל למנות אחראי על רשומות וזה לא קיים. אני בדקתי בכל משרדי הממשלה וגיליתי שיש רמות שונות של עובדים, לא כולם מתאימים לניהול רשומות ולא כולם מוכשרים או עברו הכשרה כזאת. לעניות דעתי, ברמה הפרקטית, זה דבר שמתבקש וצריך לעשות אותו מידית. כלומר, אם אני מצטרף לדברים שלך, כל משרד יציג או יביא לנציבות שירות המדינה אחראי על רשומות.

דעתך מתקבלת. אני מוסיפה את זה לפרוטוקול.

תודה רבה לכולם. הישיבה נעולה.

הישיבה ננעלה בשעה 11:35.